しゅふときどきプチオタ

子育てベースでときどきプチオタネタを投入します。

始めての資料づくり

これまでPTAの活動として草取りなど学校の外回り関連の作業をやってきましたが、今回は始めての資料づくりに参加しました。

f:id:hana5ing:20210415142357j:plain

PTA総会の資料づくり

資料づくりと言っても、書類の文書を作成して印刷するところまでは先輩方がやっており、今回は印刷された紙を綴じていく作業です。

児童、先生、その他の分合わせてかなりの冊数を作成しなければならないため、マンパワーが必要となる作業です。

新入社員時代に、株主総会の資料作成をやったことがあったので同じだろうと予想していたところ、同じでした。違う点と言えば、給料が出ないということでしょうか( ;∀;)

 

始めての資料づくりの感想

短時間で全集中すべし

仮に1000冊作成する場合、1000人で一度にやれば1回で終わるような作業です。

つまり、作成する部数より少ない人数で作業するのであれば、とにかく作業する全員が集中して行うことが必要になります。

資料作り担当の方から目標は3時間~4時間くらいと言われましたが、かなりハイペースで進み、最終的に2時間弱で終了しました。

我々1年目の役員は始まった当初「これでいいのかな」「大丈夫かな」と思いながら作業していました。

しかし回数を重ねるごとに慣れていき、一緒に作業している先輩方のパワーも相まって徐々に作業ペースが上がっていきました。

同じ作業をずっと続けていると、無になるときがありますよね。なんだかすごく久しぶりの感覚でした(笑)。

 

変えた方が良い点

社員時代に少しだけ資料づくりをやっていた経験から変えた方がいいと思った点が2点だけあります。

  1. ホチキス
  2. リムーバー

この2つがすごく古かったんです( ;∀;)

いや、大事ですよ。物を大事にすることは。1つの物を長く使うことは良いことです。

でも、資料づくりは少ない人数で短時間で効率良く作業する必要があるので、こういった作業に使う道具が使いやすいことは作業時間にも影響してきます。

今はすごく軽いタイプや、芯がたくさん入るタイプがあります。リムーバーも楽に外せるタイプがあるので、予算がまわせるなら是非買い替えて欲しいと思いました。

ちなみに、資料づくりと言えばこれ!というものを持参しました。

f:id:hana5ing:20210508175649j:plain
指サック的なものは用意されるかなとは思いましたが、社会人時代に愛用していたので、なつかしさも相まって買ってしまいました。

資料づくりが終わった後のメクリッコ。

f:id:hana5ing:20210508175739j:plain

黒くなっていました。お疲れ様でした!

 

他の方法も考えてみた

今回、アナログな方法で資料づくりが行われたので、もう少し効率的に仕上げる方法はないか考えてみました。

複合機を使う

まず考えたのは、ホチキス留めまでできるような複合機を購入したらどうかということです。

ホチキス留めまで機械でできれば、役員を集める必要がなくなるので、人員を集めたり作業する日程を作る必要がありません。

文書が完成したら印刷して完了です。

しかし、複合機は価格が高いので予算を組むのは難しいだろうということと、サイズが大きくなると置場所がないということがあります。

さらに、機能が多いゆえに故障も多くなる可能性があります。

都会であればすぐに修理の業者に来てもらうことができるでしょうが、立地的に難しいと考えた方がよさそうです。

導入した場合のメリットに対してデメリットの方が多くなってしまいました。。。

 

印刷会社にお願いする

学校の規模が小さければPTA役員が手作業でやった方が効率が良いかもしれませんが、うちの学校は規模が小さいとは言えないので、印刷会社さんに頼んだ方が良いのではないかと考えました。

ただ、印刷会社にお願いする場合は締切日があると思います。

学校で印刷してその場で綴じている現状よりも、早い時期に締切日が設定されてしまうので、文書作成する担当さんは、現状で大変そうなのにさらにハードになると予想されます。

資料作成の担当ではないのでスケジュールがわかりませんが、業者の締め切りなどと折り合いがつけば、業者にお願いしてもいいのではないかと思います。

 

謎のPTA総会

昨年度のPTA総会は書面決議で行われました。

そのため、昨年度入学した我が家は通常のPTA総会がどのようなものなのか全くわかりません。

そこで、総会はどのようなものなのか聞いてみたところ「行ったことがない」という声ばかりで驚きました。

総会への参加は保護者強制だと思っていたのですが違うようです。

聞くところによると、過去にはPTA総会に出席する係なんていうものがあったそうです。そうまでしないと誰も来ない、総会として成立しないということでしょうか。実際に出席していた役員以外の保護者ってどれくらいいたのでしょうか。

謎が深まります。

 

今年度もコロナの影響で書面決議となりましたが、PTA総会が通常パターンであれば、役員は午前中から総会の準備をして、午後の総会に出席。総会の後は懇親会があり、1日中(夜まで)活動があるそうです。

決議が必要なので、総会や資料配布をなくすことは難しいと思いますが、昨年度の結果で書面決議で対応できるとわかっていますし、懇親会もなくても大丈夫なので、次年度以降も同じ方法で継続して欲しいと願うばかりです。