しゅふときどきプチオタ

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PTA本部役員の仕事が多い本当の理由

PTA本部役員になって始めての会合で、本部が担当する仕事の説明を受けましたが、その多さに驚いたものです。

しかし、仕事内容はほとんどが学校行事に関連した内容だったので、仕方ないかなとも思えました。

一方で、「なぜPTA本部の仕事が多いのか」ということについて自分なりに理由を考えてみました。

こちらも仕方ない理由だろうと思っていたのですが、先日先輩方の話を聞く中でその理由の本質が見えたので記録しておきます(笑)。

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なぜPTA本部役員の仕事が多いのか

自分が考えていた理由

私が考えていた本部役員の仕事が多い理由は、「本部役員の人数が少ないから」です。

本部役員の全体の人数が少ないから、個人が負担する仕事の量が多くなると考えていました。

人数が少ないから個人が負担する仕事量が多くなっており、それを解消するためには人数を増やせばいいのではと考えていました。

しかし、そもそも本部役員をやりたい人は少なく、やりたい人がいないから毎年くじ引きで選出されているわけで、やりたい人がいないから人数を増やすことができない。

すなわち、人数を増やせないために少ない人数でやらければいけない状況であると思っていました。

 

役員の仕事が多い本当の理由

先日先輩方の話を聞いていると、どうやら私の考えていた理由は違うということがわかりました。

PTA本部役員の仕事が多い本当の理由は、どうやら「仕事が多ければサボれなくなるから」であるらしいのです。

ちょっと何言ってるのかわかんないですが、仕事が少ないと故意に休んだり、サボったりする人が出てきてしまうため、仕事量を増やして負担する量を増やすことで、役員をサボれなくするということでした。

ちょっとした怖い話だなと思いましたが(笑)、1学期本部役員として活動してみて、そうならざるを得ないなと思ってしまう自分もいました。

 

仕事量を減らすための解決策を考える

本部の仕事分担の仕方

うちのPTA本部の仕事には、全員が行う仕事と個人が担う仕事の2種類があります。

全員が行う仕事には、月1回の役員会やリサイクル活動、学校の草木の整備などがあり、全員出席するもの、参加者が決められているものなど様々です。

しかし、これらは全員がいつか参加するものなので都合が悪ければ交代できますし、全員が仕事内容を知っているので、実質分担して活動しています。

一方、個人で担う仕事は2年目と1年目がペアになり、2年目が1年目に教えながら作業します。

1つの役割に対して担当する人が2人しかおらず、他の人は仕事内容を把握していないため、わからないことがあれば過去の資料を読んだり、OGの役員に直接聞いたりします。

こちらの仕事は他の人に交代することができないので、責任も重くなっています。

全員が行う仕事だけであれば、おそらく未就学児がいる家でもフルタイムの方でもこなせると思います。負担に感じるのはおそらく個人が担う仕事の方です。

 

個人の仕事を分担する?

個人で担う仕事について負担に思うのであれば、こちらも全員で行う仕事と同様に分担すれば個人の仕事量は減らすことができます。

しかし、全体の仕事量が減らないのに分担してしまうと、仕事が多い人と減った人が出てきてしまい、仕事量に偏りが生まれます。

分担するのであれば、全員の仕事量が同じように減らなければ不公平です。

 

人数を増やす?

現在の人数で担当する仕事量が多いのであれば、本部役員の人数を増やせば個人の負担する仕事を減らすことができます。

しかし、人数を増やすことは冒頭にも書いたように、本部役員をやりたい人がいない現状で人数を増やすことは現実的ではありません。

人数を増やすのであれば、事前に保護者に理由などを説明して同意を得なければならないと思いますが、ただでさえやりたくない本部役員の人数を増やすということ、くじ引きで当たる可能性が高まることについて、賛同を得られるかと思うと疑問です。

さらに、増やす人数についても問題があります。

現在は1つの仕事に対して1年目と2年目が2名で行っているので、1名追加したところでどこに配属して何を担当するのかあいまいになってしまいます。

担当を持たない人は、いろんな担当から引継ぎを受けて仕事量が増えてしまうか、うまく引き継げずに暇になるか…どちらかになってしまうだろうと想像できます。

人数を増やすのであれば、1年目も2年目も同じ人数にするのが公平だろうと思われますが、そこにはまた問題が発生します。

現在2年目から1年目に対して1対1で引き継いでいますが、これが2対2になると2年目2人の間、1年目2人の間の連携も必要になります。

1年目で配属された2名が仮にフルタイムと専業であった場合、おそらく専業の人の方の参加が増えるなど、負担が大きくなるであろうと考えられます。

単に人数を増やすことを考えても不公平は生まれてしまいます。

 

仕事量を減らすことの難しさ

仕事量を平等にしなければならない

仕事量が削減しても、個人で負担する仕事量に偏りが出てしまったら、それはまた別の問題になります。

本部役員は退任後本部役員が免除になるなど、少しですが免除事項があります。

本部役員の活動が少ない人、サボっている人、よく休む人が、他の役員と同じように免除を受けることは賛同を得られないと思いますし、本部の雰囲気も悪くなります。

偏った仕事量の削減や、人数を中途半端に増やすことは、役員の仕事量のバランスが崩れてしまい、結果的に仕事量の少ない人やサボりやすい人を生んでしまうと本部の均衡が保てなくなってしまうのです。

 

仕事を見直す時間がない

仕事を削減する場合、自分の仕事の中で削減できるものはないか考えることも必要になりますが、それにはまず自分が担当している仕事の中から、必要な仕事と不要な仕事を分別する必要があります。

しかし、仕事量が多い今の状態で仕事の分別作業を行うためには、自分で時間を作って作業しなければなりません。

サボれないくらいの量を年間で担当している現状では、時間の捻出も簡単ではありません。

 

何を削減して良いかよくわからない

仕事を減らしたいと思っても、何を削減していいかよくわからないということもあります。

結局、本部2年目であっても昨年引き継いだばかりなのです。

「今年は不要だったけど次年度は必要かもしれない」などと考えると、安易に削減することができず、そのまま引き継がれていくということも多いです。

それは仕事だけでなく資材にも表れていて、PTAで使用している会議室内には多くの資材が棚に積まれています。

先輩方もわかる範囲で整理しているようですが、結局今後使うかもしれない、捨てていいかわからない物も多く、放置されて物が増えていく状態のようです。

 

仕事を減らす割合

仮にこれはやらなくてもいいよね!とわかっても、大幅に削減することはできません。

1つの担当の仕事を大幅に減らしてしまうと、その担当だけ仕事が少ないという状況になってしまいます。

仮に大幅に削減できる場合は、他の担当の仕事を補佐することを仕事として追加するなど、再配分が必要になると思います。

ただ、PTA本部役員の活動というのは基本的に学校と連携しているため、現在たくさんある仕事も結局は必要だから担っているわけで、大幅に削減できるということはほとんどなく、学校が行事をなくすなどしない限り難しい状況であると思います。

昨年度はコロナの影響でPTA本部役員の活動がなかった…と思っていましたが、実は本部役員だけで活動していたようです。

学校行事がなかったので仕事量は大幅に減っていましたが、やらなければならない仕事はやっていたという話を聞いて、活動をゼロにすることはできないのだなと実感しました。

 

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私は役員になった当初は、減らしたい!と軽く考えていましたが、現実はそんなに簡単ではありませんでした(笑)。

自分の予想の斜め上を行く理由に驚きましたし、同時にPTAって本当に根深い組織だな…とも思います。

とはいえ、このまま大変だ大変だと言っていても次年度主体となるのは我々の代です。何もしなければただつらくなるだけなので、自分のできることを考えてみることにしました。

 

 

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