しゅふときどきプチオタ

子育てベースでときどきプチオタネタを投入します。

自分のできることからやってみる

PTA本部役員の仕事は正直多いです。

やることが次から次にやって来るため、削減したいと思ってもやるべき業務をこなしているだけで時間が過ぎてしまいます。

今私がお世話になっている2年目の先輩方の話を聞いていても、「変えたい」「減らしたい」という話を良く聞きます。

しかし、実際に削減できることを考えたり、そのやり方を模索しているうちに1年過ぎ、2年過ぎ…そのまま退任するというのがいつもの流れのようです。

実際、私も活動に参加して次から次に新しいことが出てくるのでまず覚えることが大変です。そして次に何をやるのかわからないので、常に指示待ち状態でいるのも不安です。

ただ、次年度は否応なしに自分たちが新しい役員に引き継ぎを行うことになります。このまま何もやらなければ何も変わりません。

現状の仕事量を極端に減らすことはできませんが、次年度自分たちが新しい役員に引き継ぐときに、少しでも仕事が楽になるようなことはないか、自分のできるところからやってみることにしました。

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自分のできることを考える

自分が今やっているPTA本部役員の仕事の中に、担当別に動いている活動があります。

これらは、2年目の先輩と1年目がペアになって引き継いでいきますが、この仕事内容は他の人はほとんど内容を知りません。

基本的に引き継ぎを受ける人しか具体的な仕事内容を知らないので、すごく閉鎖的に感じていました。

また、私が担当している仕事はマニュアルがありません。先輩から引き継いだ内容と、過去の資料を基に年度内の役員の活動を行います。

このような状態のため、引継ぎを受けないと何もできない状態で、いつ何を言われるかわからない恐怖があります(笑)。

また、引継いでくれる先輩方も同じ状態ではあるので、わからないことをOGの先輩方に連絡して聞いたりしているところを目撃したことがあります。

マニュアルというしっかりしたものでなくても、仕事一覧や簡単な手順書でもあればおおよその流れを把握できますし、他の担当と分担したり共同作業にしたりすることでそれぞれの仕事を簡略化することができるかもしれません。

そこで、私が1年目のうちにやっておこうと考えた内容はこちらです。

  1. 自分の担当する仕事を一覧にする
  2. 本部全体の仕事を一覧にする
  3. 議事録の作成
  4. ファイリングの直し
  5. マニュアル・手順書の作成

 

自分の担当する仕事を一覧にする

まずは、自分の担当する仕事を一覧にすることにしました。

引継ぎを受けるまでいつ何をやるのかわからない状態なのは不安ですし、時間の都合がつきにくい人は参加できないこともあると思います。

いつ何をやるのか不明確なため、先輩方も思い出しながら引継ぐことになってしまい、「そーだ!これ今月中に提出だからやらなきゃ!」とか「ごめん、間に合わないから明日来られる?」ということが度々発生します。

 

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当初は、あまりも急に言われるので「もっと早く言って欲しい…」と思っていました。

しかし、考えてみれば2年目の先輩も前年に引き継いだばかりで実践するのは始めての状態。我々と同じように手探りで引き継いでいることを知りました。

1年目も2年目も「次は何をやるんだろう」と考えているのなら、仕事内容を可視化することで効率よく進めることができるのではないかと考えました。

作業一覧があれば、次年度自分が新しい役員に引き継ぐとなったときも「〇月に△△」をやるということがすぐにわかります。

また、仕事内容によって作業する時期をズラすことができるものがあれば、作業の重複を避けることができるかもしれません。

 

本部役員全体の仕事を一覧にする

次に、本部全体の仕事も一覧にしてみることにしました。

一覧で把握できれば仕事の中に無駄な作業はないか、担当が重複しているものがないか確認することができます。

今は個人で担当している仕事は他の人は知りません。

一覧として見たときに「この仕事はA担当ではなくB担当が兼任した方が効率が上がるのでは?」とか「A担当とB担当が共同で同じ日にやれば早く終わるのでは?」など改善策につながればと思います。

また、仕事の負担軽減にこの一覧が全く活用できなかったとしても、今の「自分の仕事は自分しかしらない」というのはリスクに感じるので、詳しい内容は知らなくても「今は〇〇の担当さんが△△をやっている時期だな…」くらいは全体で共有しても良いのではないかと思っています。

 

議事録の作成

私の担当は会議が多いのですが、議事録と言えるようなものは過去の資料にありませんでした。

個人で必要事項をメモして自分の活動に生かすものの、それらを次年度以降に活用するための資料はないようです。

そのため、過去に会議で何を話し合ったのか確認する場合、まず過去の資料を読み、資料がなければ推測したり、OGの役員さんに連絡して聞いたりしているようでした。

そもそも会議があるのに議事録がないのはどうなんだと思ったので、今年度は議事録を作成して次年度振り返ったときにすぐにわかるように変えることにしました。

私の担当している仕事は2学期の活動量が多いので、2学期以降どれくらい残せるのか不安もありますし、先輩方が例年通りのやり方でやっている中で行うのでうまくいくかわかりませんが、できるだけがんばりたいところです。

 

ファイリングの直し

過去に使用したレジュメや資料はありますが、これらはただファイルに書類が入っているだけの状態でした。

この書類はいつ何に使用したのかわからない状態なので、ファイルを見返しても「今使う書類はコレなのか?」とすぐに使える状態ではありませんでした。

そこで議事録と合わせてファイルも新調することにしました。

ファイリングは、先輩方も変えたい、直したい、整理したいと言っていましたが、冒頭に書いたように思っていても日常が忙しいので手が付けられずに結局毎年放置されているのだと思います。

議事録と同様、こちらもどこまでキレイな状態を保てるかわかりませんが、できるかぎりがんばりたいところです。

 

マニュアル・手順書の作成

私の担当している仕事はマニュアルがありません。

口伝えで引き継いで、昨年はどうやったかな?と思い出して、その前はどうやっていたんだろう?と過去の資料を読んで作業していきます。

中には毎年同じことをやる仕事も多いのに、マニュアルがないというのは不便です。

そこで、自分が参加した活動については逐一マニュアルを作成してみることにしました。もしかしたら既にマニュアルが存在しているものもあるかもしれませんが、それはそれです(笑)。

自分が担当している仕事のマニュアルは、次年度の引継ぎに使用する予定です。

また、自分が参加した活動には本部全員で分担して行う作業も含まれています。

これらは本部全員が同じ作業を行うので、仮に作業日に2年目が来られず1年目だけになってしまったという場合も、マニュアルがあればある程度は作業することができると思います。ケースとしてはあまりないかもしれませんが…

マニュアルは作成した後に確認が必要なので任期中に使えるようになるのかわかりませんが、無いよりはマシという程度にはなりたいです。

マニュアルや手順書は全行程が終わらないと完成しないので、1年目のうちになんとか作り終えたいです。

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これらのことを積み重ねていって、効率を上げたり負担を分散させたりして今の状況から少しでも改善できたらいいなと思います。

自分ができることは限られていますし、仕事量を減らすことに直結するかわかりませんが、少なくとも次年度の自分の引継ぎは今の先輩よりも多少楽になるだろうと見込んでいます。

その効果がどれくらいあるのか実感できるのはまだ先ですが、今は目の前の作業を引き継いで効率上げるポイントを探っていきたいです。

 

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